空調更新は“準備”で差がつく！ 施設管理者が押さえるべき手順と稟議の通し方

業務用空調は、施設の快適性や業務効率を支える重要なインフラです。しかし、その重要性とは裏腹に、「不具合が出てから対応すればよいもの」「とりあえず動いていれば問題ない」と後回しにされがちなのが現状ではないでしょうか。

特に、築年数が経過した施設では、空調設備の老朽化が静かに進行しています。更新の判断が遅れることで、突発的な故障や修繕費の増大、さらには利用者や従業員の健康・生産性への影響につながることもあります。

本記事では、空調設備の更新を検討する施設管理者に向けて、空調更新のスケジュール感や基本的な進め方について解説します。

なお、空調設備導入時に補助金活用を検討される方は、こちらも参考にしてください。

→【おすすめ！】記事と合わせて読みたい「空調設備導入に活用できる補助金と申請ステップを紹介」

1.多くの企業で共通する空調更新のスケジュール感

空調更新を検討する際、多くの企業・施設では、予算決めから着工までを以下の流れで進めます。

上記のスケジュールを踏まえると、1〜3月に稟議を通すためには、その前段階の準備が欠かせません。

「情報が足りない」「根拠が弱い」「比較材料がない」といった状態では、どれだけ空調更新の必要性を感じていても、社内の承認は得られません。

2.空調更新の基本的な進め方

空調更新は、現状把握から稟議準備まで段階的に進めることが重要です。ここでは、施設管理者が押さえるべき基本手順を整理します。

2-1.手順①｜現状の空調設備について把握する

空調更新の第一歩は、現状の空調設備を正しく把握することです。設備の状態が見えないまま進めてしまうと、必要な更新なのか、修理で十分なのか判断できず、稟議の根拠も弱くなってしまいます。

例えば、施設管理者として最低限押さえておきたいポイントは以下の通りです。

• 設置からの経過年数

• メーカー・機種名

• 過去の修理履歴・頻度

• 冷暖房能力の低下やムラ

• 異音・異臭・水漏れなどの兆候

業務用空調は、10〜15年を更新検討の目安として捉えるのが一般的です。この年数を超えている場合、部品供給の終了や修理費の高騰といったリスクも高まります。

まずは「まだ使えるか」ではなく、「安全に、安定して使い続けられるか」という視点で現状を整理することが、適切な更新の判断につながります。

2-2.手順②｜更新か修理かを判断する

修理で延命するか、更新に踏み切るかは、多くの施設管理者が悩むポイントです。判断にあたっては、短期的なコストだけでなく、中長期のコストとリスクを含めて検討します。

修理を繰り返すほどトータルコストが増えやすく、突然の故障による業務停止リスクも高まります。特に、施設利用者が多い医療・福祉施設や学校、稼働を止めにくい工場では、空調停止が与える影響が大きくなりがちです。

次のような状況に該当する場合は、修理ではなく更新を前提に検討することを推奨します。

• 修理頻度が年々増えている

• 1回当たりの修理費が高額になってきている

• 使用環境（人数・用途）が当初と変わっている

• 電気代が明らかに上昇している

短期的には修理の方が安価に見える場合もありますが、中長期で見れば更新によってトータルコストを抑えられる可能性があります。

修理と更新で迷う場合は、中長期の視点で整理し、合理的に判断できる材料をそろえることが、納得感のある意思決定と稟議の通しやすさにつながります。

→【おすすめ！】記事と合わせて読みたい「空調設備導入に活用できる補助金と申請ステップを紹介」

2-3.手順③｜相談前に施設側で要件を整理する

空調事業者へ相談する前に、施設側で必要情報を整理しておくことが、スムーズな更新計画につながります。事前に整理できているほど、提案の精度が上がり、複数案の比較検討もしやすくなります。

空調更新は機器を新しくするだけではなく、施設の用途や稼働状況に合わせて、設備全体を最適化する視点が求められます。情報が不足している場合、提案内容が一般的な内容にとどまりやすく、結果として“機器を入れ替えただけ”で終わってしまう可能性があります。

▼相談前に整理しておきたい要件例

• 施設の用途（オフィス、学校、工場、商業施設など）

• 利用人数・稼働時間

• 部屋ごとの課題（暑い・寒い・換気不足など）

• 工事可能な時期・制約条件

これらの情報がそろっていると、空調事業者側も現地調査とあわせて、「どこを改善すべきか」「どの方式が適しているか」を踏まえた具体的な提案を行いやすくなります。

相談前に施設側の条件を整理しておくことで、更新後のミスマッチを防ぎ、納得感のある導入につながります。

2-4.手順④｜更新を依頼する空調事業者を選定する

空調更新の成否は、空調事業者選びで大きく左右されます。価格だけで判断せず、現地調査の丁寧さや提案力、保守体制まで含めて総合的に選定することが重要です。

業務用空調は設計・施工だけで完結するものではなく、導入後の運用やメンテナンスを含めて効果が決まる設備です。導入後に「想定ほど効かない」「トラブル時の対応が遅い」といった課題が発生すると、施設運営に支障をきたす可能性があります。

▼選定時のポイント

• 現地調査を丁寧に行っているか

• 設備更新後の運用・管理まで考えた提案か

• 補助金や省エネ制度への知見があるか

• 保守・メンテナンス体制が明確か

「どの機器をいくらで入れるか」だけでなく、「導入後にどのような支援が受けられるか」まで含めて比較することが大切です。

空調事業者の選定を丁寧に行うことで、更新後の安心につながり、長期的なコスト最適化も図りやすくなります。

なお、空調事業者の選定についてはこちらの記事でも解説しています。

また、TAKEUCHIの施工実績はこちらからご確認いただけます。

2-5.手順⑤｜上申・稟議を通すための準備をする

空調更新を稟議で通すには、「困っている」という状況説明だけでなく、合理的な根拠をそろえることが重要です。リスク・コスト・効果を、数字や比較を用いて説明できる形に整理しておきましょう。

稟議では感覚的な不便さよりも、「なぜ今実施すべきか」「更新によって何が改善されるか」といった説明の妥当性が重視されます。根拠が不十分な場合、優先順位が下がり、更新が先送りになる可能性もあります。

▼稟議で有効な視点の例

• 老朽化によるリスク（突発故障・業務停止）

• 修理継続と更新のコスト比較

• 省エネ性能向上によるランニングコスト削減

• 利用者・従業員への影響

特に近年は、「働く環境をどう維持・改善するか」という観点が経営層にも重視されています。空調は快適性だけでなく、従業員の生産性や安全管理にも寄与するため、投資判断の材料として整理しやすいテーマです。

稟議を通すためには、更新の必要性を可視化し、比較と根拠をそろえた説明に落とし込むことが重要です。

またTAKEUCHIでは、空気の流れや温熱環境をコンピュータ上で視覚的に確認できる『気流シミュレーション』を提案に活用しています。事前に設置後の効果を関係者全員で共有しやすく、納得感のある空間づくりに役立ちます。実際にお客さまにも上申資料として好評いただいています。

3.適切な空調管理は健康経営にもつながる

空調更新は、単なる設備投資にとどまらず、健康経営の観点からも重要な取り組みです。計画的な空調管理は、従業員の体調維持やパフォーマンス向上にもつながります。

室内環境が不安定な状態では、体調不良や集中力低下が起こりやすく、業務効率や職場満足度に影響します。医療・福祉施設や学校などでは、利用者の快適性や安全性にもつながるため、より慎重な管理が求められます。

▼適切な空調管理によって期待できる効果

• 室内温度・湿度の安定

• 適切な換気による空気環境の改善

• 体調不良や集中力低下の防止

空調が効く・効かないという快適性の問題だけでなく、施設の空調環境を整えることは、働く人・利用する人の双方にメリットがあります。

4.まとめ

この記事では、業務用空調の更新について以下の内容を解説しました。

• 多くの企業で共通する空調更新のスケジュール感

• 空調更新の基本的な進め方

• 適切な空調管理は健康経営にもつながる

業務用空調の更新は、突発的な故障に備えるだけでなく、施設運営の安定化やコスト最適化につながる重要な取り組みです。特に、年内に予算枠が確定し、1〜3月に上申・稟議を進める企業・施設では、早期の情報整理が更新計画の成否を左右します。

空調更新を円滑に進めるためには、現状把握を行ったうえで、修理と更新の判断基準を整理し、信頼できる空調事業者と早めに相談することが重要です。また、稟議に向けては、老朽化リスクやコスト比較、省エネ効果などを根拠として示せる形にまとめることで、社内合意を得やすくなります。

TAKEUCHIでは、工場・オフィス・学校・介護施設などの空調設備更新をトータルでサポートしています。現地調査から更新提案、施工、導入後の運用まで一貫してご相談いただけます。

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